نظام إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية
نظام يحفظ العقود والفواتير والمراسلات وكل وثائق المؤسسة إلكترونيًا، ويتحكم بمن يطلع عليها ويحفظ إصداراتها.
نظرة عامة
تُرفع الوثائق إلى النظام من الحواسيب أو تُمسح من الورق، ويضيف لها النظام بيانات وصفية تسهل البحث، ويحفظ كل إصدار عند التعديل. ويحدد لكل مستخدم ما يحق له رؤيته أو تعديله، ويسجل كل اطلاع وتغيير. وتُنسخ الوثائق احتياطيًا إلى موقع آخر لتُستعاد عند الكوارث، وتُحفظ أو تُتلف حسب جداول الاحتفاظ النظامية.
كيف يعمل نظام إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية
مسح الورق
تُحول الوثائق الورقية إلى ملفات رقمية بالماسح.
رفع الوثائق
يرفع الموظفون الملفات مع بيانات وصفية تسهل البحث عنها.
الخوادم والشبكة
يعمل مستودع الوثائق على الخوادم ويصل إليه المستخدمون عبر الشبكة.
الإصدارات
يحفظ النظام كل إصدار عند التعديل مع اسم المعدل ووقته.
ثلاثية السرية والسلامة والتوفرالصلاحيات
يرى كل مستخدم ما يخص عمله فقط، ويُمنع الباقي.
مبدأ أقل صلاحيةالنسخ الاحتياطي
تُنسخ الوثائق لموقع آخر وتُستعاد خلال الزمن المحدد عند الكوارث.
أهداف نقطة وزمن الاستعادة
اختر نوع الكيان لاستعراض المحتوى المرتبط.